Даже после исключения ООО из ЕГРЮЛ документы компании нужно хранить. Законодательство устанавливает минимальные сроки хранения для разных категорий документов — от 3 до 75 лет. Неправильное хранение может привести к штрафам и проблемам с налоговой.
Что нужно хранить
После ликвидации необходимо сохранить все документы компании. Они делятся на несколько категорий по срокам хранения:
Учредительные документы (постоянно)
- Устав ООО и все изменения к нему
- Решение о создании ООО
- Договор об учреждении (если был)
- Свидетельство о регистрации
- Лист записи ЕГРЮЛ
- Документы о ликвидации (решения, приказы, балансы)
Бухгалтерские документы (5 лет)
- Бухгалтерская отчётность
- Налоговые декларации и расчёты
- Первичные документы (накладные, счета-фактуры, акты)
- Регистры бухучёта
- Кассовые документы
- Банковские выписки
Кадровые документы (до 75 лет)
- Трудовые договоры
- Личные карточки Т-2
- Приказы по личному составу
- Табели учёта рабочего времени
- Документы по зарплате
- Документы о страховых взносах
Сроки хранения документов
Минимальные сроки хранения установлены Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле» и Перечнем, утверждённым Приказом Росархива:
| Тип документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Устав, учредительные документы | Постоянно | 125-ФЗ |
| Документы о ликвидации | Постоянно | 125-ФЗ |
| Бухгалтерская отчётность | Не менее 5 лет | 402-ФЗ, ст. 29 |
| Налоговые декларации | Не менее 5 лет | НК РФ, ст. 23 |
| Первичные документы | Не менее 5 лет | 402-ФЗ, ст. 29 |
| Трудовые договоры | 75 лет (с 2003 г.), 50 лет (до 2003 г.) | Приказ Росархива № 236 |
| Личные карточки Т-2 | 75 лет (с 2003 г.) | Приказ Росархива № 236 |
| Приказы по личному составу | 75 лет (с 2003 г.) | Приказ Росархива № 236 |
| Документы о зарплате | Не менее 6 лет | НК РФ, ст. 23 |
| Договоры с контрагентами | 5 лет после истечения срока действия | Приказ Росархива № 236 |
Обратите внимание
Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу. Например, для документов 2024 года срок начинает исчисляться с 1 января 2025 года.
Где хранить документы
После ликвидации ООО документы должны быть переданы на хранение. Существует несколько вариантов:
1. У учредителей
Самый распространённый вариант. Бывшие учредители принимают документы на хранение по описи. Это удобно для небольших компаний с одним-двумя учредителями.
Плюсы:
- Бесплатно
- Документы под рукой при необходимости
- Простота передачи
Минусы:
- Нужно найти место для хранения
- Ответственность лежит на физическом лице
- Риск утраты при переезде, пожаре и т.п.
2. В специализированном архиве
Можно передать документы в коммерческий архив или архив государственного/муниципального учреждения по договору.
Плюсы:
- Профессиональное хранение с соблюдением всех норм
- Защита от утраты
- Возможность получить документы по запросу
- Подходит для большого объёма документов
Минусы:
- Платная услуга (от 1000 руб/год за куб. метр)
- Нужно оформлять договор
- Время на получение документов при необходимости
3. У правопреемника (если есть)
Если ООО ликвидируется в процессе реорганизации или передаёт дела другой компании, документы передаются правопреемнику.
Применяется при:
- Слиянии компаний
- Присоединении к другому ООО
- Преобразовании в другую форму
Порядок передачи в архив
Если вы решили передать документы в специализированный архив, нужно выполнить следующие шаги:
Шаг 1. Составить опись документов
Опись — это детальный перечень всех передаваемых на хранение документов. Составляется в двух экземплярах.
В описи указывается:
- Наименование организации (ИНН, ОГРН)
- Перечень документов с указанием вида и количества
- Крайние даты документов
- Количество листов/дел
- Примечания (степень сохранности, особенности)
Пример описи
ОПИСЬ № 1
документов ООО "Пример" (ИНН 7701234567, ОГРН 1147746123456)
передаваемых на хранение
1. Устав ООО "Пример", 2020-2024 гг. — 15 л.
2. Приказы по основной деятельности, 2020-2024 гг. — 1 папка, 234 л.
3. Бухгалтерская отчётность, 2020-2024 гг. — 5 томов, 450 л.
4. Договоры с контрагентами, 2020-2024 гг. — 3 папки, 678 л.
5. Кадровые документы, 2020-2024 гг. — 2 папки, 156 л.
Всего: 5 дел, 1533 листа
Шаг 2. Упаковать документы
Документы должны быть правильно подготовлены к хранению:
- Разобраны по категориям и годам
- Подшиты в папки или помещены в короба
- На каждой папке — этикетка с указанием содержимого и дат
- Изъяты металлические скрепки (могут вызвать коррозию)
- Ветхие документы укреплены
Шаг 3. Передать под акт
Документы передаются архиву по акту приёма-передачи в двух экземплярах. В акте указывается:
- Реквизиты ликвидированного ООО
- Реквизиты архива
- Дата передачи
- Ссылка на опись
- Подписи сторон
Ответственность за нарушение
За уничтожение или неправильное хранение документов предусмотрена ответственность:
Административная ответственность
По статье 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения документов:
- Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 2 500 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 20 000 до 30 000 руб.
Налоговая ответственность
По статье 126 НК РФ за непредставление документов по требованию ИФНС:
- Штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ
- Если это привело к занижению налогов — штраф 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога
Уголовная ответственность
По статье 199 УК РФ за уклонение от уплаты налогов путём уничтожения документов (если сумма крупная):
- Штраф до 500 000 руб.
- Принудительные работы до 5 лет
- Лишение свободы до 6 лет
Практические советы
💾 Храните цифровые копии
Помимо бумажных оригиналов сделайте сканы всех важных документов и храните их на облачном сервисе или нескольких носителях. Это защитит от утраты при форс-мажоре.
📋 Составьте реестр
Ведите таблицу Excel со списком всех документов, датами и местом хранения. Это поможет быстро найти нужный документ через несколько лет.
📅 Установите напоминания
Создайте в календаре напоминания на даты, когда истекают сроки хранения. Например, через 5 лет для бухгалтерских документов можно будет уничтожить часть архива.
🔒 Обеспечьте безопасность
Если храните дома, используйте сейф или запираемый шкаф. Защитите от влаги, огня и посторонних лиц. Документы содержат персональные данные.
📄 Пронумеруйте листы
В важных делах (учредительные документы, кадровые дела) пронумеруйте каждый лист и составьте опись. Это защитит от подмены или изъятия листов.
Что делать после истечения срока хранения
Когда истекает срок хранения, документы можно уничтожить. Но делать это нужно правильно:
- Создать комиссию — минимум 3 человека (можно учредители и бухгалтер)
- Составить акт о выделении к уничтожению — в нём перечислить все документы с указанием сроков хранения
- Уничтожить физически — измельчить в шредере, сжечь или передать в специализированную компанию
- Составить акт об уничтожении — подтверждает факт уничтожения
Часто задаваемые вопросы
Можно ли хранить только электронные копии?
Нет, если документы были созданы на бумаге. Закон требует хранить оригиналы. Исключение — документы, изначально созданные в электронном виде с УКЭП и через систему ЭДО.
Что если потерял документы?
Попытайтесь восстановить их из доступных источников: запросите дубликаты у контрагентов, банков, ИФНС. Составьте акт об утрате с указанием обстоятельств. При проверке это смягчит ответственность.
Кто отвечает за хранение после ликвидации?
Ответственность несут бывшие учредители и руководитель, которые приняли документы на хранение. Это должно быть зафиксировано в протоколе общего собрания или решении о ликвидации.
Нужно ли уведомлять налоговую о месте хранения?
При упрощённой ликвидации — нет. При классической в заявлении Р15016 указывается, кому передаются документы. После этого дополнительных уведомлений не требуется.
Нужна помощь с документами?
Мы поможем подготовить полный комплект документов для архивирования и составим опись
Получить консультацию